Keterampilan yang diperlukan oleh supervisor untuk mempraktikkan prinsip-prinsip supervisi dengan baik hanya berasal dari praktik. Bagaimana cara mempraktikkan prinsip-prinsip supervisi tersebut sesungguhnya merupakan “seni” di dalam melakukan supervisi. Beberapa teknik yang mungkin dapat digunakan oleh supervisor diuraikan di bawah ini.
1. Mengetahui cara memulai supervisi
Bila supervisor baru memulai pekerjaan supervisi maka salah satu cara yang harus dilaksanakanya ialah mempelajari sebanyak mungkin mengenai bawahan yang dipimpinya. Hal ini dapat dipahami karena pengetahuan mengenahi kematangan pengikut merupakan dasar utama dalam upaya mengfungsikan potensi pengikut dengan baik. Supervisor harus mengetahui sampai berapa kuat pengikut ingin mencapai tujuan, apa saja pengalaman pengikut untuk dapat menempatkan mereka pada posisi yang tepat. Memang pekerjaan ini tidak mudah, namun supervisor harus dapat mengenal mereka agar mengantisipasi tindakan apa yang akan dilakukan pengikut dalam keadaan dan situasi tertentu.
Suatu hal yang yang perlu diperhatikan dalam hal ini adalah bahwa selama bekerja dengan bawahan perlu diperhatikan keunikan seseorang. Dengan kata lain setiap orang berbeda dengan orang lain. Kita belum dapat mengatakan seseorang sebagai orang hebat, bodoh, jujur dan tidak jujur hanya sekali pengamatan saja. Oleh karena itu diperlukan pengenalan yang lebih jauh dan berulang kali agar supervisor memperlakukan bawahan dengan sewajarnya.
Berdasarkan pengetahuan tentang keunikan manusia yang dipunyai oleh supervisor, maka supervisor akan dapat meyakini dirinya dalam memberikan tugas kepada bawahanya. Walaupun manusia mempunyai perbedaan yang unik, namun reaksinya terhadap satu masalah tidak selalu berlainan. Kenyataan menunjukkan bahwa manusia itu dapat memberikan reaksi yang sama di dalam keadaan tertentu. Tetapi yang lebih penting diingat ialah supervisor harus dapat memperlakukan bawahan sebagai individu yang unik dan bukan sebagai pekerja atau buruh.
2. Berusaha memberikan perintah secara tepat arah.
Supervisor yang bijaksana jarang sekali memberikan perintah dalam bentuk komando, meskipun ia mempunyai wewenang untuk melakukan tugas itu. Cara yang paling baik (dan ini memerlukan keterampilan) ialah membantu para pengikut/bawahan di dalam menganalisis situasi sedemikian rupa, sehingga situasi itu sendiri yang memberikan perintah. Dengan cara ini supervisor dapat menciptakan berbagai macam situasi yang dapat mendorong pengikut/bawahan menyelesaikan situasi itu. Dalam hal ini yang lebih dibutuhkan oleh pengikut/bawahan adalah penjelasan tentang “mengapa” kita “harus” begitu atau begini. Cara memberikan perintah lebih banyak tergantung pada situasi dan individu, mula-mula usahakan mendapatkan persetujuan sebagai cara yang terbaik. Bila hal itu gagal usahakan dengan melalui saran. Jika pengikut/bawahan terlalu lamban menanggapi saran-saran, ajukan dengan pertanyaan-pertanyaan. Jika tidak ada alternatif lain maka supervisor boleh menggunakan perintah langsung.
3. Berusaha memperoleh bantuan dari pengikut/bawahan
Supervisor dapat mengajukan sendiri segala sesuatu yang dianggapnya penting. Akan tetapi adalah benar juga supervisor dapat menyuruh pengikut/bawahanya mengerjakan tugas itu. Yang mana pun diantara cara itu dipakai oleh supervisor, yang penting tugas tersebut beres. Tetapi sangat tidak efisien bila memakai kedua cara itu sekaligus. Pengikut/bawahan sudah siap untuk melaksanakan tugas itu, jika supervisor mampu memperoleh bantuan dan mempersilahkan mereka bekerja. Kalau supervisor sudah mengetahui tentang kemampuan, kematangan dan keterampilan pengikut, maka supervisor dapat memberikan delegasi wewenang untuk mengambil keputusan. Dengan pengetahuan demikian supervisor akan merasa yakin bahwa pengikut/bawahan supervisor itu akan melaksanakan tugas sesuai dengan yang diinginkanya. Bilamana supervisor dapat memberikan kepercayaan itu, dan pengikut juga merasa bahwa dirinya diberi kepercayaan, pada akhirnya supervisor dan pengikut akan mulai merasa “hangat” seperti dimiliki oleh pemimpin yang terkenal dalam membimbing kelompok, yang suka bekerja keras dan berkemampuan.
4. Berikhtiar mengambil keputusan secara akurat
Inti dari kepemimpinan ialah mengambil keputusan dalam situasi dan waktu yang tepat. Para pengikut sering menunggu keputusan tentang apa yang menjadi bidang tugasnya. Supervisor hendaknya dapat mendengar dan memperhatikan tanggapan-tanggapan terhadap keputusan-keputusanya. Kadang-kadang pengikut dapat pula membantu supervisor dalam membuat keputusan.
Bila supervisor merasa memerlukan suatu keputusan yang tegas, maka supervisor perlu membuat keputusan itu sesegera mungkin. Supervisor hendaknya merasa yakin bahwa dia mempunyai wewenang untuk mengambil keputusan itu. Tentu saja keputusan yang diambil itu didasarkan kepada fakta-fakta yang sungguh penting berkaitan dengan persoalan itu.
Orang akan dapat memaafkan supervisor kalau membuat kesalahan, tetapi jarang sekali orang memaafkan supervisor yang tidak mengambil keputusan dengan jelas dan tegas. Supervisor yang baik dapat luntur kewibawaanya kalau lalai mengambil keputusan. Lebih tidak dipercaya lagi kalau supervisor merubah keputusanya hanya untuk memenuhi keinginan seseorang yang menjumpainya kemudian. Cara yang dianggap lebih akurat dan meyakinkan untuk membangun kepercayaan ialah bila sesuatu persoalan dipertibamngkan dari berbagai segi dengan sabar dan penuh pemikiran dan kemudian diikuti oleh keputusan yang masuk akal dan beralasan.
5. Berusaha memberikan kritik secara lebih humanis.
Bila supervisor ingin memberikan kritik sebaiknya dilakukan secara empat mata, dan bila supervisor ingin memuji orang sebaiknya dilakukan dimuka umum.
Jika supervisor akan mengkritik, akan sangat baik kalau mulai menceritakan mengenahi pekerjaanya yang disukai oleh supervisor. Kemudian supervisor harus mampu pula mengatakan apa yang tidak disukai dilakukan oleh pengikut. Kepada para pengikut selalulah mulai dengan kata “mengapa” supervisor tidak menyukai dengan cara yang ramah sambil memperhatikan situasi. Masalah ini penting, bila pengikut menyadari bahwa supervisor ini bersungguh-sungguh menolong mereka, maka pengikut ini akan dengan segala senang hati menerima kritikan supervisor mereka. Kritikan tidak bermanfaat sama sekali bila kritikan itu melukai atau tidak dapat dipahami atau dianggap tidak adil dipandang dari sudut pengikut.
Penting pula diperhatikan oleh supervisor untuk mencari waktu dan situasi yang tepat dalam memberikan kritik. Hendaknya jangan memberikan kritik dengan nada mencemooh, atau mengemukakan hal-hal yang menertawakan. Pada waktu memberikan kritik supervisor harus ingat bahwa pengikut mempunyai harga diri yang sangat penting baginya. Orang dan para pengikut selamanya berhak untuk memperoleh kesempatan “menyelamatkan muka” artinya selalu mempertahankan diri dari kritik yang mengancam keselmatan dirinya.
6. Berikhtiar menyelesaikan keluhan pengikut
Dalam mengatasi keluhan ini diperlukan tiga macam usaha yaitu: (a) Kumpulkan semua fakta mengenahi keluhan itu, (b) bila ada dua pihak yang terlibat didalamnya, kumpulkan fakta tersebut dari kedua belah pihak, (c) Selesaikan persoalan itu secepat mungkin. Bila kepala sekolah tidak mempunyai wewenang untuk menyelesaikan masalah itu, mintalah bantuan kepala supervisor (pengawas) ditingkat yang lebih tinggi kedudukanya dari kepala sekolah.
Jangan sekali-kali mengabaikan suatu keluhan, walaupun bagaimnapun kecilnya menurut pandanagn kepala sekolah atau supervisor. Keluhan yang kecil dapat tumbuh dan berkembang menjadi problema yang sulit. Berilah kesempatan kepada pengikut untuk menyampaiakan keluhan itu seluruhnya, doronglah mereka untuk berbicara sepenuhnya mengenahi keluhan itu. Kadang-kadang pembicaraan itu membantu dalam menyelesaikan persoalan terdsebut.
7. Berusaha mengatasi pengikut yang suka membuat persoalan.
Seorang supervisor, cepat atau lambat akan pasti menghadapi satu atau lebih para pengikutnya yang malas, keras kepala, penentang, terlalu lamban, terlalu cepat, terlalu banyak omong, pemarah, memiliki watak-watak jahat, tak dapat bergaul dengan orang lain, tidak loyal, tidak sopan, selalu terlambat, tidak pernah siap, pembohong, atau memiliki sifat-sifat jelek lainya yang sangat mengganggu atau merusak pekerjaan pada umumnya.
Cara penyelesaian yang terbaik terhadap pengikut yang suka membuat persoalan ini tidak cukup hanya dengan cara pemindahan ke tempat yang tidak disenanginya, akan tetapi harus diteliti dari mana persoialan ini timbul. Jadi persoalan itu harus ditinjau dan diselesaikan atas dasar-dasar sifat-sifat khusus persoalan itu sendiri. Supervisor yang baik tiak pernah mengelak dari masalah yang timbul. Supervisor harus merasa yakin terlebih dahulu bahwa dia mampu menyelesaikan masalah tersebut. Bila keyakinan itu sudah ada, maka dia dapat memulai dengan cara berikut
a. Kalau supervisor telah yakin tentang landasan-landasan persoalan pengikut itu, bicarakan dengan yang bersangkutan tentang kesalahanya. Usahakan menemukan sebab-sebabnya. Perlu diyakinkan kepada pengikut bahwa supervisor telah menerangkan dengan jelas, apa efek kesalahan pengikut itu bagi supervisor, dirinya sendiri dan organisasi. Usahakan agar pengikut menyadarinya, sehingga ia dapat menceritakan kepada supervisor bagaimana ia dapat mengatasi masalah itu. Berikan persetujuan kepada pengikut terhadap langkah-langkah yang diambilnya dan beritahukan bahwa di mana perlu supervisor bersedia membantunya. Bila telah selesai dilakukan supervisor perlu memberikan pujian betapa baiknya pelaksanaan tindakan itu.
b. Bila pembicaraan pertama gagal, coba lagi setelah selang beberapa waktu. Tinjau kemabali situasi itu, selidiki sebab-sebab yang lebih mendalam. Perlu diusahakan agar ia berjanji untuk bekerja lebih baik, dan berikan persetujuan terhadap langkah-langkah yang akan diambilnya. Ikuti lagi, pujilah dia untuk setiap kemajuan yang dibuatnya.
c. Bila kesalahan pengikut tidak berubah dan bahkan menjadi serius, panggil dia kembali dan tinjau persoalan itu sekali lagi. Hal ini meminta kesabaran dan perlu dikerjakan dengan hati-hati. Kemudian kemukakan apa pengaruh kesalahanya ini terhadap penilaian yang akan diterimanya, kesempatan-kesempatan yang tersedia baginya, pekerjaanya, gajinya, keluarganya dan seterusnya. Hendaknya semua hal itu jelas bagi pengikut dan usahakan untuk memperoleh kerjasamanya.
d. Bila masih belum ada kemajuan, maka bicarakan hal itu dengan supervisor atasan yang lebih tinggi dengan mengusahakan persetujuan supervisor atasan itu, atas langkah-langkah yang akan diambil. Misalnya orang itu dapat diperingatkan, bahwa jika masih terus menerus bertindak demikian dapat merugikan dirinya sendiri dan pekerjaanya. Dia boleh diberi waktu tetentu untuk memperbaiki kesalahanya. Langkah-langkah yang lebih keras biasanya belum bisa diambil sebelum adanya dukungan yang mantap dari atasan.
Dalam usaha menyelesaikan persoalan-persoalan semacam ini lebih baik membuat catatan-catatan apabila supervisor telah mencapai langkah ketiga (butir-c), karena dengan begitu supervisor mudah mengingat langkah-langkah sebelumnya. Hendaknya supervisor dapat membuat catatan itu, untuk digunakan dimasa yang akan datang, tetapi bukan merupakan sebuah “buku hitam”. Selamilah selalu segala tindakan bawahan, dan janganlah membuat ancaman-ancaman sebab hal itu tidak menyelesaikan masalah.
8. Berusaha mengatasi pelanggaran-pelanggaran serius.
Suatu ketika supervisor akan dihadapkan dengan bawahan yang telah nyata-nyata melakukan pelanggaran serius. Kasus ini mungkin mulai dari minum-minum pada waktu kerja, mengabaikan tugas, menolak untuk mengerjakan suatu tugas, dan seterusnya sampai kepada pencurian, penyogokan atau tindakan kriminal. Mengatasi persoalan sperti sering tergantung pada situasi lingkungan, namun supervisor harus mengetahui soal-soal seperti ini.
Pertama, persoalan seorang karyawan yang sudah cukup serius sehingga dapat dipecat atau dapat membawa dirinya ke dalam penjara, tindakan dapat diatasi oleh supervisor seorang diri. Di dalam berbagai instansi pemerintahan dan berbagai industri, supervisor tidak mempunyai wewenang untuk memberhentikan, sebab wewenang itu berada di tangan pemegang wewenang tertinggi. Karena itu penting sekali kerjasama supervisor dengan pemegang wewenang tertinggi, dengan bagian personalia untuk membahas situasi dan memutuskan apa yang akan dibuat. Hal ini bukan berarti supervisor ingin cuci tangan, melainkan justru supervisor bertanggung jawab untuk menyelesaikan kasus itu. Supervisor harus lebih banyak mengetahui dan harus memikirkan kasus itu sejauh wewenang yang dimiliki supervisor, misalnya memberikan rekomendasi yang mengandung pertimbangan yang tepat.
Dalam menyelesaikan persoalan serius supervisor harus meyakini benar fakta-fakta yang terlibat dan mengadakan pengecekan tentang kebenaran fakta tersebut. Bila supervisor ingin mendakwa seseorang melakukan kesalahan serius supervisor harus mengetahui benar di mana supervisor vberpijak. Bila supervisor telah yakin benar maka supervisor harus bertindak segera.
Jika situasi itu menghendaki tindakan segera seperti dalam kebanyakan lembaga pemerintahan, pendidikan dan beberapa perusahaan maka supervisor dapat:
a. Memerintahkan orang itu berhenti, sementara hal itu dibicarakan dengan pemegang wewenang tertinggi.
b. Memerintahkan orang itu untuk bersama-sama pergi menghadap pemegang wewenang tertinggi
c. Memerintahkan orang itu pulang ke rumah, sementara perlu dipertimbangkan langkah-langkah yang perlu diambil bersama pemegang wewenang tertinggi.
Sesungguhnya persoalan serius ini jumlahnya jarang sekali dan mungkin seorang supervisor hanya akan mengalami satu kali dalam seluruh waktu kerjanya. Namun demikian supervisor harus dapat mencegahnya sebelum tumbuh menjadi masalah serius.
9. Berusaha mengatasi pemborosan
Seringkali supervisor kurang waspada terhadap karyawan yang melakukan pemborosan, dan hal ini merupakan kelalaian supervisor berhubung mereka tidak menanganinya dengan segera dan efektif. Kadang-kadang terjadi karyawan yang melakukan pemborosan itu kemudian mendapat penilaian yang baik.
Terhadap orang/karyawan yang suka boros itu perlu diadakan pendekatan secara terbuka dan obyektif, dengan menunjukkan sungguh-sungguh bahwa supervisor ingin menolong orang itu. Bila hal ini dapat terujud maka pekerjaan ini sering terbukti menyenangkan tanpa diperkirakan sebelumnya. Manusia biasanya menghargai pertolongan orang lain walaupun ada di antaranya yang mula-mula tidak mengakui bahwa mereka perlu pertolongan itu.
Apabila supervisor sudah mempraktikkan sepenuhnya prinsip-prinsip supervisi yang telah dibahas dimuka, yaitu supervisor sudah mengetahui dengan tepat apa yang diharapkan dari bawahan dan telah memberikan pertolongan kepada bawahan untuk memecahkan masalah-masalahnya, demikian juga telah memberikan pujian untuk setiap pekerjaan dengan baik dan juga telah mempergunakan asal-usul yang diberikan bawahan. Namun mengingat banyaknya masalah yang harus dihadapi supervisor, ternyata masih ada karyawan yang belum dapat bekerja dengan memuaskan. Berhubung dengan keadaan yang disebut terakhir ini cobalah langkah-langkah sebagai berikut:
a. Diskusikan semua persoalan ini secara keseluruahan dengan supervisor atasan yang memiliki wewenang tertinggi. Penilaian harus dilakukan secara obyektif. Dengan bantuan atasan tadi usahakan menialai: (1) apakah supervisi yang dilaksanakan berlangsung cukup baik, (2) apakah bawahan itu betul-betul seorang karyawan yang tidak memuaskan dan jujurlah terhadap hal ini. Ada kemungkinan supervisor belum berhasil dengan alas an-alasan itu. Mungkin karyawan itu pertlu dicoba di bawah supervisor lain. Bila ia ternyata kemudian baik, teruskan saja hal ini. Bila tidak :
b. Supervisor dan mungkin juga supervisor atasan yang memiliki wewenang lebih tinggi, hendaknya membicarakan persoalan itu dengan orang tersebut sedemikian rupa sehingga dapat meyakinkan dia, bila mungkin dengan kejujuran dan perhatian yang sungguh-sungguh dari supervisor. Boleh jadi dia harus diberi jenis pekerjaan yang lain. Jika demikian halnya, bantulah dia untuk dicarikan pemecahan dan mintakan juga pertolongan dari bagian personalia (bila ia menginginkan).
c. Bila pengikut/bawahan tidak mau bekerja sama, kemudian proseslah hal itu dengan membuat instruksi-instruksi yang tepat dalam menghadapi kasus itu. Dalam mengikuti prosedur itu hendaknya supervisor yakin telah memiliki semua fakta yang tepat dan dapat dibenarkan. Supervisor harus mengikuti persoalan ini dengan seksama sebab bila terpaksa mengambil tindakan pemecatan atau penurunan pangkat dan bila orang itu/bawahan tadi minta penyelesaian ke penguasa yang lebih tinggi, yang memang menjadi haknya berbuat begitu, maka supervisor harus dapat tampil dengan alas an-alasan dan fakta-fakta yang benar dan jelas sehingga dapat menguatkan rekomendasi supervisor yang bersangkutan.
10. Berikhtiar melakukan supervsisi jarak jauh.
Pekerjaan supervisi lebih sukar dilaksanakan bila jarak supervisor dan yang disupervisi mempunyai jarak yang sangat jauh. Tidak ada suatu cara pengganti yang sama nilainya, supervisi yang yang bertatap muka dibandingkan dengan melalui surat atau telpon. Gerakan-gerakan, air muka, nada suara dan sebagainya sering sama pentingnya dengan apa yang dikatakan. Namun demikian ada beberapa cara yang dipandang cukup tepat digunakan dalam supervisi jarak jauh, diantaranya ialah:
a. Membuat rencana kerja
Suatu cara yang dianggap dapat mengetahui apa yang dikerjakan bawahan, ialah menyuruh bawahan/pengikut membuat rencana kerja tertulis. Rencana kerja itu dapat dibuat bulanan, tiga bulanan, semester atau tahunan. Berdasarkan rencana kerja itu supervisor dapat memberikan petunjuk bila diperlukan.
Perlu diingat bahwa rencana kerja itu haruslah merupakan rencana kerja mereka bukan rencana kerja supervisor. Artinya merekalah yang membuat rencana itu dan melaksanakanya. Kalau terlalu banyak supervisor campur tangan dalam perumusan rencana itu, akibatnya menjadi suatu beban bagi supervisor.
b. Rapat-rapat
Supervisor perlu juga mengadakan rapat-rapat dengan bawahan pada waktu-waktu yang teratur, dengan mempertimbangkan biaya perjalanan, dan sebagai selingan dari pekerjaan yang rutin. Rapat ini harus direncanakan dan dipikirkan dengan teliti sehingga waktu yang tersedia dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin. Para bawahan harus mengetahui kapan rapat-rapat itu akan diadakan sehingga mereka dapat menyusun dan menyusun dan menyesuaikan dengan rencana kerja mereka. Rapat ini dapat merupakan peninjauan kerja, diskusi tentang rencana, dan latihan rencana, dan latihan tentang suatu metode. Dalam rapat tersebut supervisor akan berhadapan langsung dengan mereka. Jangan sekali-kali merubah rapat menjadi ajang pertemuan semi-sosial yang tidak terencana.
c. Kunjungan-kunjungan secara teratur
Bila waktu mengizinkan dan diatur sedemikian rupa, supervisor perlu mengunjungi tiap-tiap lokasi pekerjaan bawahan. Mereka perlu diberitahu sebelumnya, bila supervisor akan datang. Hal ini diperlukan karena mereka harus mengumpulkan problema-problema menurut urutan waktu dan rapat merencanakan kegiatan-kegiatan dengan sebaik-baiknya. Bila supervisor berkunjung ke lokasi hendaklah disediakan cukup waktu untuk mengerjakan sesuatu pekerjaan. Dapat juga supervisor meminta orang bawahan menyiapkan segala sesuatu untuk dikerjakan sebelum kunjungan itu dilaksanakan.
Kunjungan secara tiba-tiba ternyata kurang disukai orang. Hal ini dapat dipahami Karen akunjungan secara tiba-tiba itu mempunyai kecenderungan menghilangkan kepercayaan dan bahkan menimbulkan ketakutan, bukan memupuk kepercayaan. Tulislah surat atau teleponlah, bila supervisor tidak dapat kesana pada waktu yang telah ditentukan. Hal ini merupakan suatu kehormatan (keramah-tamahan) yang biasa diharapkan dari setiap orang.
d. Bila rapat-rapat dan kunjungan supervisor sudah cukup untuk membina hubungan yang baik, maka laporan tidak diperlukan lagi. Bila laporan itu diperlukan juga, maka perlu diusahakan agar laporan itu dibuat lebih sederhana. Kalau laporan itu diperlukan pula oleh bagian lain, usahakan tidak terjadi pekerjaan dobel (mengulangi pekerjaan yang sama).
e. Menggunakan sarana-sarana lain
Supervisi jarak kauh sering mendorong terbentuknya suatu pedoman atau petunjuk (manual) atau semacam buku pegangan (hand book). Di dalamnya dimuat prosedur, kebijakan, standar-standar, metoda-metoda yang diuraikan secara jelas. Kadang-kadang pedoman ini dikerjakan secara berlebihan, namun yang pasti pedoman itu sangat berharga bila digunakan dengan sewajarnya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar